Le dépositaire pharmaceutique Pharmalog adopte une solution de traçabilité performante fonctionnant sous SAP

OBJECTIFS
• Compléter l’implémentation de SAP par un système de traçabilité performant
• Satisfaire les exigences réglementaires et des donneurs d’ordre en matière de traçabilité
• Soutenir l’accroissement de l’activité de la société

RESULTATS
• Des écarts d’inventaire proches de zéro
• Amélioration de la productivité et des conditions de travail des opérateurs
• Excellente fiabilité et qualité des préparations de commande

SOLUTION EN PLACE
• Infrastructure WIFI centralisée Motorola
• Terminaux mobiles Motorola MC9060 optique Lorax, MC9090, WT4090

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SITUATION

PHARMALOG est un dépositaire pharmaceutique indépendant dirigé par des professionnels issus de l’industrie pharmaceutique. Entreprise en pleine croissance, la société prépare aujourd’hui plus de 6 millions de lignes de commandes par an, vers les pharmacies d’officine, les grossistes répartiteurs, les hôpitaux, les vétérinaires ainsi que les médecins (échantillons médicaux, essais cliniques) en France et à l’étranger.

Ses prestations incluent le stockage de composants ou produits finis, la préparation de commandes, des livraisons en flux tendus, la gestion d’échantillons médicaux et de documentations médicales ou encore stockage sous douane…Par ailleurs, Pharmalog dispose d’un statut de fabricant (limité au conditionnement secondaire), pour répondre à ses clients avec une solution globale d’outsourcing.

Son implantation à Val de Reuil (à proximité de nombreuses usines pharmaceutiques) lui apporte une expertise dans le domaine de la logistique du médicament. Avec 150 collaborateurs, 48000 m2 de bâtiments pharmaceutiques, un équipement en chambre froide (2 à 8°C) et un chiffre d’affaires de 18 millions d’euros en 2010, Pharmalog s’impose comme un acteur majeur de la logistique santé.

PROBLEMATIQUE

Assurer une traçabilité totale des flux en interface avec SAP

Jusqu’en 2005, la société a travaillé avec deux logiciels différents, l’un dédié à la partie Entrepôt/Stockage, l’autre à son activité de Distribution. Ceci engendrait quelques difficultés : le système informatique en place était difficile à maintenir et à faire évoluer, la consolidation des données comptables était problématique et la société pouvait difficilement permuter les salariés entre les deux activités car les systèmes informatiques étaient différents.

« Suite au rachat, fin 2005, de Pharmalog au Groupe Premium Logistics par Marc Bertrand, ancien Directeur et actuel PDG de Pharmalog, la nécessité d’avoir un système unifié et totalement intégré pour l’ensemble des activités s’est imposée à nous très rapidement. Et
notre choix s’est porté sur SAP. » confie Marie-José Boillet, Directeur Informatique. Le déploiement du système d’information SAP a, tout d’abord, concerné la partie comptable et financière pour inclure progressivement l’ensemble des activités à la fin de l’année 2008.

En parallèle, Pharmalog a souhaité assurer une traçabilité totale des flux, de la réception des marchandises jusqu’à la sortie des produits conditionnés en palette ou en carton.
L’implémentation de SAP et l’augmentation croissante de son activité combinée à la nécessité de répondre aux exigences réglementaires et des donneurs d’ordre a conduit Pharmalog à s’équiper d’une soixante de terminaux mobiles, le tout fonctionnant en wifi dans le cadre d’une infrastructure radio centralisée.

SOLUTION MISE EN PLACE

Une solution de traçabilité complète de la réception jusqu’aux expéditions

L’exécution du projet a été confiée à l’intégrateur Nomadvance qui accompagne Pharmalog depuis 2006.

La solution de traçabilité intervient à différents niveaux :
- Lors de la réception des palettes de produits,
- Lors du stockage des produits réceptionnés à des emplacements précis,
- Lors de la préparation de commandes, processus combinant la préparation par palette, préparation colis complets et la préparation au détail.

L’ensemble des terminaux fonctionnent en interface avec SAP et sous couverture wifi.
Les terminaux MC9060 équipent le personnel dédié à la réception des palettes, la mise en inventaire des articles et la préparation de commande à la palette. « Nous avons choisi le MC9060 pour sa tête de lecture Lorax qui permet à nos caristes de lire efficacement, de loin ou de près, les différents types de code-barres ». précise Bruno Caumartin, Responsable Informatique technique.

Les prestations de Nomadvance comprennent :
- L’accompagnement technique et commercial, le conseil et le transfert de compétences techniques des équipes de Nomadvance vers les équipes de Pharmalog.
- La mise en place de l’infrastructure wifi: aprèsétude du site, Nomadvance a mis en place une infrastructure radio composée de switchs radio et de points
d’accès WIFI. La couverture WIFI permet de communiquer les informations en temps réel entre les différents terminaux mobiles et le serveur SAP.
- Le conseil, fourniture et paramétrage des terminaux sans fil et lecteurs code-barres en intégration avec le serveur SAP de la société via une émulation Telnet CE VT.
- Un contrat de service après-vente sur l’ensemble du matériel en J+5 (casse incluse) avec paramétrage du matériel.

Les terminaux WT4090 équipent principalement le personnel de préparation de commande au détail, un effectif principalement féminin ainsi que le personnel chargé de la palettisation avant transport, en majorité masculin. Porté sur l’avant-bras, le terminal libère les mains des utilisateurs afin qu’ils puissent manipuler aisément les articles à préparer.

Les cartons à préparer arrivent via un convoyeur intelligent, la commande à préparer s’affiche sur l’écran du terminal et l’opérateur prend les articles indiqués et les dépose dans le carton. Chaque opérateur porte une bague laser lui permettant de valider via code-barres chaque article pris et déposé dans le carton. Les utilisateurs finaux impliqués dans le choix du terminal.

Un groupe projet a été créé et plusieurs types de terminaux ont été testés avant de sélectionner le matériel adéquat. Le WT4090 a été choisi pour son ergonomie.
« Les opératrices ont trouvé que le centre de gravité du WT4090 était plus stable et qu’il épousait mieux leurs poignets. » déclare Bruno Caumartin, Responsable Informatique technique.

Concernant la couverture wifi, le choix de Pharmalog s’est porté sur une infrastructure radio centralisée. Compte tenu du nombre restreint de technciens au sein du service informatique (deux personnes assurent la maintenance de l’ensemble des serveurs, des systèmes et réseaux et des postes clients), la gestion et maintenance des points d’accès sont plus simples et pratiques dans le cadre d’une infrastructure centralisée.

RESULTATS

Triple niveau de satisfaction : entreprise, opérateurs et clients finaux

Depuis la mise en place des outils de traçabilité, les écarts d’inventaire ont fortement diminué et sont actuellement proche de zéro. Les opérateurs se sentent plus impliqués dans leur métier.
« Nous sommes très satisfaits des solutions mises en place et de notre collaboration avec Nomadvance. Les équipes techniques et commerciales nous ont accompagné en véritable partenaire à toutes les étapes du projet, notamment lors de la sélection du matériel, les études de site ou encore lors du transfert de compétences concernant le fonctionnement du matériel sur l’équipe interne.» résume Marie-José Boillet, Directeur Informatique.

Parmi les gains apportés par la solution, on note :
- Une augmentation des performances des opérateurs notamment grâce à la tête de lecture Lorax des terminaux mobiles qui permet de lire efficacement à distance différents types de code-barre.
- De meilleures conditions de travail pour les utilisateurs finaux notamment grâce à l’ergonomie des terminaux, notamment leurs poids.
- Une augmentation de la productivité tout en assurant une excellente fiabilité, qualité et traçabilité des opérations de préparation de commande.