TCS, LA STERNE DU TRANSPORT REGULIER, MET EN PLACE UNE SOLUTION DE MOBILITE PERFORMANTE

Nomadvance équipe 850 chauffeurs livreurs de TCS en ordinateurs de poche durcis communicants Intermec 761 et l’application logicielle Mobil-Util. La solution permet à chaque chauffeur de recevoir sur son PDA via GPRS la tournée qui lui est affectée. A chaque point de la tournée, le chauffeur pointe les colis déposés ou récupérés. Les informations collectées sont remontées en GPRS en quasi temps réel. TCS peut ainsi tracer les flux sur l’ensemble des tournées et informer ses clients sur la position
des livraisons et les anomalies éventuelles.

SITUATION

Disposant de 19 agences sur l’ensemble du territoire national, le groupe TCS s’affiche comme leader du « Transport Régulier » de petits colis, sacoches, courriers ou documents. Le transporteur TCS opère dans de nombreux secteurs d'activité et notamment la banque, les compagnies d'assurance, les grandes entreprises, la santé, les laboratoires pharmaceutiques, les laboratoires photographiques, les marchés publics.

Son activité repose sur l'organisation de tournées régulières. Les chauffeurs effectuent chaque jour la même mission, à la même heure, au même endroit.

TCS s’est adapté aux exigences de ses clients, principalement issus du secteur bancaire, en organisant une partie de ses collectes et livraisons de nuit. A l’heure où le guichet de la banque est fermé, le chauffeur récupère dans les box extérieurs des établissements les
sacoches de courriers que l’agence souhaite expédier à son siège. Il dépose le courrier qui lui a été destiné quelques heures plus tôt par son siège ou d’autres agences. Et ainsi de suite d’établissement en établissement, pour faire circuler les chèques, courriers
internes, documentations avant que les guichets ne rouvrent le lendemain.

Les agences du réseau TCS, outre l’activité de tri des sacoches courrier, planifient toute la logistique de ramassage et gèrent avec le client les éventuelles anomalies et demandes particulières.
Afin de respecter les contraintes de temps, le groupe TCS a misé sur l’utilisation quasiment exclusive de véhicules légers, dispensés des restrictions contraignantes des poids lourds. La société a également lancé le projet ALISE (Acquisition et Lecture d’Information par un Système Electronique) visant à moderniser son système de collecte et suivi des informations afin de satisfaire les exigences de traçabilité de ses clients et la qualité de travail de ses livreurs.

PROBLEMATIQUE

Pour mieux comprendre la problématique à laquelle TCS était confronté, voici les différentes phases d’une collecte telle qu’elle se faisait avant la mise en place d’une solution d’informatique mobile:

• La feuille de route était transmise au chauffeur par envoi papier. Pour chaque établissement indiqué, il collectait les documents, en déposait éventuellement d’autres et annotait sa feuille de route à la main avec le nombre de colis, sacoches, enveloppes ramassés ou livrés.

• L’agence récupérait à la fin de la tournée la feuille de route manuscrite contenant toutes les informations de collecte et livraison effectuées par le chauffeur.

• Elle devait ensuite les traiter manuellement, les unes après les autres, avant de pouvoir faire ressortir les éventuelles erreurs et ainsi faire le bilan au client de son action.
Outre l’importante consommation en papier, cette procédure générait des problèmes de productivité, en particulier lors des nombreux pointages manuels, et de fiabilité. Enfin, le durcissement de la réglementation du secteur bancaire, principal client de TCS, ont incité la société à mettre en place un système pour garantir la traçabilité des informations et la rapidité de leur circulation.

Philippe Chapoullié, Directeur des Systèmes d’Information de TCS, ajoute « le projet ALISE est devenu un élément vital pour l’acquisition de nouveaux marchés et le maintien de nos marchés historiques ».

SOLUTION

La solution mise en place comprend : des PDA durcis sur lesquels est installée une application métier qui communique en quasi-temps réel, via le réseau de
communication GPRS, avec les serveurs centraux de TCS.

Les étapes clefs de la collecte et suivi des informations par TCS

• Le livreur, muni de son terminal mobile communiquant en GPRS, reçoit la tournée qui lui est affectée. Le terminal lui communique ainsi chaque point de la tournée, puis chaque item à livrer et/ou ramasser.
• Désormais affranchis d’un code barre, tous les petits colis, sacoches, enveloppes collectés par le chauffeur sont ainsi tracés individuellement dès leur prise en charge (et plus seulement une quantité, un lot de colis en fin de tournée). L’information transite
en effet par voie de GPRS jusqu’au centre de pilotage avec un décalage maximum de cinq minutes.
• L’information est donc mise à disposition de TCS en quasi temps réel. Les logisticiens peuvent ainsi contrôler et interpréter les informations qui arrivent sur
le serveur.
La lecture des codes-barres à la collecte en établissement, à la dépose en centre de tri, au départ du centre de tri, et enfin à la livraison chez le client, permettent d’identifier la
rotation, la transition point à point de chaque colis.

Enfin la qualification des listes des anomalies identifiées par le système permet de vérifier si les anomalies signalées par le système sont réelles ou non, puis transmettre au client un bilan simplifié des erreurs réelles et des actions mises en oeuvre pour les rectifier.

Un partenariat TCS/Nomadvance grandissant
Le développement de la solution de traçabilité initiée par TCS début 2006 s’est effectué en plusieurs étapes.

Au démarrage le système a rencontré quelques dysfonctionnements, notamment au niveau de la fiabilité des communications et de l’application logicielle mal adaptée au fonctionnement du PDA.

TCS consulte alors Nomadvance qui propose d’améliorer la fiabilité des communications entre les PDA et le serveur grâce à l’intégration du noyau communication d’Utilicom-
IP à la solution de TCS. Fin 2007, TCS décide alors de procéder à la refonte complète de l’application métier sur les PDA avec la solution logicielle Mobil-Util de Nomadvance. En parallèle, Nomadvance prends en charge l’hébergement des serveurs de communication de TCS afin d’assurer une bonne gestion des flux de communication.

Nomadvance et TCS testent le premier pilote en Juin 2008. Les mois suivants, la nouvelle application est déployée avec succès sur l’ensemble des agences.
Ainsi, le partenariat entre TCS et Nomadvance s’est construit progressivement pour se renforcer au fil des nouveaux défis générés par l’optimisation de la solution.

Contacté dans un premier temps pour la fourniture exclusive des terminaux Intermec, Nomadvance a su proposer une valeur ajoutée et les services supplémentaires adaptés aux exigences de son client pour optimiser la solution de collecte et suivi des tournées de TCS.

Pourquoi ce choix matériel ?
Nicolas Lebrun, responsable marché Transport & Logistique chez Nomadvance précise « les 761 d’Intermec s’adaptent parfaitement aux besoins de TCS par leur solidité, leur fiabilité, et leur rapidité de prise en main. Les chauffeurs s’y sont très rapidement adaptés et sans contrainte face à leur timing très serré. »

La maintenance assurée par Nomadvance en formule casse comprise et échange avancé fût également séduisante pour TCS. Les responsables de parc de TCS, formés en interne à établir un pré-diagnostic sur les PDA défectueux, gèrent avec le SAV de Nomadvance les
défaillances éventuelles. Les taux de retour étant faibles, la fiabilité du matériel s’est donc très facilement vérifiée.

Pourquoi le choix du logiciel Mobil-Util ?
Le logiciel Mobil-Util développé par Logutil, filiale de Nomadvance, s’est inspiré dans son fonctionnement du premier logiciel développé par TCS, adapté au métier des
livreurs de TCS. La modularité de Mobil-Util a permis à Nomadvance de s’adapter à l’existant dans la continuité de ce que les utilisateurs finaux connaissaient déjà.
Ne pas révolutionner un système qui fonctionne bien en termes de contenu, c’est aussi ne pas perturber le personnel roulant dans le mécanisme de saisie de
l’information. Et bien sûr ne pas le ralentir non plus… !

Frédéric Marchand, chef de projet chez Nomadvance déclare « Mobil.util est une solution reconnue par l’écosystème « mobilité » qui s’intègre naturellement avec les solutions back office du marché (CRM, GMAO, TMS, etc…), les différentes solutions de géo-guidage et de géolocalisation, les différentes offres d’optimisation de tournée ainsi que les solutions des différents opérateurs mobiles. »

RESULTATS

Philippe Chapoullié, Directeur des Systèmes d’Information de TCS témoigne « La bonne adéquation entre le logiciel Mobil-Util, le produit PDA durci communicant d’Intermec et
les compétences en informatique de terrain de Nomadvance ont contribué à la réussite de ce projet.»
Concernant les bénéfices, Arnaud Touffet, Directeur Régional TCS Ouest ajoute « la solution de traçabilité mise en place à l’aide de Nomadvance permet désormais de
traiter les informations de manière régulière tout au long des tournées, d’avoir ainsi une information quasiment en temps réel et ainsi pouvoir prévenir les clients d’une
anomalie avérée le plus vite possible et d’anticiper sur les actions correctives ».

En outre, le système permet de gérer les imprévus, tels que la modification de dernière minute d’une tournée ou l’absence d’un chauffeur. Les chauffeurs bénéficient
préventivement d’un apprentissage de plusieurs tournées pour pouvoir remplacer un collègue absent au pied levé. Il serait en effet inimaginable qu’une tournée
ne prenne pas la route. La solution a apporté une réelle flexibilité dans la gestion de l’imprévu puisqu’une synchronisation du PDA avec le bon code tournée
permet à n’importe quel chauffeur de prendre la place d’un autre en suivant les indications données point à point.
Aujourd’hui les exploitants ne pourraient plus se passer du système. Il est tellement confortable d’avoir directement toutes les remontées sur informatique ! La saisie est évitée, l’analyse en temps réel, et les comptesrendus aux clients plus précis et plus rapides. Il devient rare aujourd’hui de ne pas pouvoir répondre à une question de traçabilité. Le transporteur s’en voit ainsi tout autant rassuré que ses clients.

La prochaine étape du projet ALISE pourrait faire évoluer la solution en place en ajoutant sur le PDA un module de gestion de stock des sacoches et colis à l’intention des livreurs. A ceci s’ajoute une volonté d’aller plus loin dans la communication avec les chauffeurs. Un outil de gestion des anomalies plus sophistiqué pourrait être mis en place pour accélérer la
résolution des irrégularités.

Philippe Chapoullié, Directeur des Systèmes d’Information de TCS, souhaite également réfléchir en collaboration avec les utilisateurs terrain, à la possibilité de fournir aux chauffeurs TCS la capacité à photographier des lieux ou colis et à accéder à des
éléments de positionnement géographique.