SOFRINO-SOGENA - LE PICKING VOCAL EN ENTREPÔT FRIGORIFIQUE

SITUATION

Le Groupe Sofrino-Sogena est issu des activités maritimes de la Société Navale Caennaise, dont les origines remontent à 1828. Au fil des générations, l’ensemble s’est orienté vers les activités portuaires avec Sogena (1936) et l’entreposage en froid négatif avec Sofrino (1947). Etant l’un des premiers prestataires de logistique frigorifique en France, Sofrino met un point d’honneur depuis 60 ans à détenir une avance stratégique sur ses concurrents. Pionnier en matière de traçabilité en temps réel, Sofrino propose un système d’information homogène sur l’ensemble du réseau. Ce dernier est constitué de 400 000m3 d’entrepôts frigorifiques et est implanté en zones de production, de consommation et d’import-export. Sofrino répond ainsi aux attentes des producteurs, distributeurs, industriels, restauration hors domicile et importateurs-exportateurs, pour tous les produits surgelés : produits carnés, laitiers et de la mer, boulangerie-pâtisserie, glaces, plats cuisinés, fruits et légumes…

Le picking en grand froid fait partie des axes d’optimisation des performances privilégiés par la direction. En effet, c’est en traitant les flux dans les meilleures conditions que Sofrino contribuera à améliorer sa prestation de service, soit, en d’autres termes, la rentabilité des clients. Gilbert Godefroy, directeur du site Sofrino de Silly en Goufferne, fût précurseur dans la réflexion autour de la préparation de commande en vocal dès 2003. Très à l’écoute de son personnel, sa démarche fût initiée par les remarques des préparateurs concernant la praticité des opérations de picking.


PROBLEMATIQUE

Les préparateurs de commande en grand froid bénéficient d’un équipement spécifique destiné à résister aux conditions extrêmes dans lesquelles ils passent plusieurs heures par jour. Les extrémités des membres étant particulièrement sensibles au froid, ils sont munis de sous-gants et de moufles très épaisses. Ces dernières leur permettaient de saisir les transpalettes, mais les bordereaux papiers posaient davantage problème. Dans l’incapacité de pouvoir saisir leur crayon pour cocher les colis déposés sur le transpalette, ils devaient à chaque étape des rayons ôter une de leurs moufles pour marquer le bordereau.

Dans les conditions du grand froid, une solution de type PDA n’aurait pas apporté d’avancée suffisante, ni dans le confort de l’utilisateur qui aurait dû continuer à ôter sa moufle, ni dans les gains de productivité et de rentabilité. Voyant la technologie vocale se développer à grande vitesse, M. Godefroy retint l’attention de la direction générale de Sofrino afin d’en estimer les potentialités. A l’échelle du groupe, la quantité d’entrepôt à équiper en Wifi ainsi que l’équipement en matériel de reconnaissance vocale des préparateurs, représentaient un investissement important. Mais les nombreux avantages perceptibles à court terme ont largement dépassé les inhibitions d’ordre financier. 

Une fois la décision prise de mettre en place une solution de voice picking, Sofrino a fait réaliser une série de repérages Wifi afin de vérifier la faisabilité du projet. Nomadvance, en tant qu’intégrateur de la solution vocale, a tout d’abord veillé à prendre en compte les besoins de l’entreprise en termes de gestion des commandes liées aux fluctuations de stock et à la traçabilité en temps réel. Mais aucune intégration ne peut se faire sans l’écoute ni la participation des utilisateurs finaux de la solution. Bien comprendre leurs habitudes, leurs attentes, les difficultés qu’ils rencontrent et leurs appréhensions, a permis à Nomadvance de choisir le matériel le mieux adapté et de concevoir un logiciel efficace.
La solution vocale de Vocollect a été adoptée en avril-mai 2007 et testée sur le site pilote de Silly en Goufferne. Un parc matériel de 15 talkmans Vocollect avec les casques associés fût déployé en quelques jours.

Chaque préparateur de commande dispose d’un talkman T5 attaché à une ceinture et relié à un casque. Avant toute prise en main, le système doit être configuré à la voix de chaque préparateur. En dictant une quarantaine de mots, plusieurs fois chacun, la voix s’identifie peu à peu. Néanmoins, pour pouvoir être reconnue lors des opérations de picking, Nomadvance a préconisé de réaliser ces enregistrements dans l’environnement de travail des préparateurs. Les systèmes de soufflerie, le bruit des transpalettes, les alarmes et klaxons de passage, sont autant d’éléments qui influent sur le volume sonore de la voix et son audibilité.

Quelques minutes suffisent donc à un préparateur pour que le système lui soit opérationnel. Chaque matin, avant de débuter son activité de préparation de commande, il se munit du talkman T5 Vocollect et du casque afin de s’identifier. La simple mise en route de l’appareil déclenche une instruction simple (« Es-tu ok pour commencer ? ») à laquelle le préparateur répond par des mots simples pré-enregistrés (« oui »). L’énoncé du code préparateur par l’agent lui permet de lancer l’annonce de la commande, du magasin et du nombre de colis général. Son parcours est alors automatiquement généré suivant l’organisation de l’entrepôt afin d’optimiser la collecte des colis composant la commande. Pour chaque colis à récupérer, le procédé est identique. Le système annonce l’emplacement du picking (zone, allée, emplacement dans l’allée). Afin de vérifier que le préparateur se trouve au bon endroit et s’apprête donc à prendre le bon colis, il reçoit une instruction lui demandant de donner le code détrompeur de la référence produit. Il s’agit d’un code à deux chiffres, inscrit sur une étiquette au niveau des rayonnages. Modifié régulièrement pour éviter toute habitude, tout apprentissage involontaire de la part des préparateurs, il permet la réduction, quasiment à néant, du taux d’erreur dans le picking. Dès lors, le système vocal annonce le nombre de colis à prendre, qui, une fois validé par répétition de ce nombre, déclenche un nouvel ordre (allée, emplacement, code détrompeur et nombre de colis…).

Lorsque la palette du préparateur arrive à saturation, il déclare « nouveau support » grâce au système vocal. Comme pour pratiquement toutes les actions, une commande de contrôle est activée pour lui demander de confirmer son ordre. Un simple « ok » fera comprendre au système qu’il peut donc passer à l’étape suivante. Pour terminer sa palette et préparer l’envoi de la commande, le préparateur s’approche d’une imprimante à étiquettes code-barres. Chaque imprimante possède son propre code détrompeur permettant d’envoyer les informations au bon matériel. Grâce à un ordre vocal court, l’imprimante sort les étiquettes palette que le préparateur appose sur cette dernière. La palette termine son voyage en passant par la gare où elle rejoindra le camion frigorifique correspondant au client.

BILAN ET PERSPECTIVES

Gérer un tel changement dans les méthodes de travail implique des appréhensions. De la part des utilisateurs bien sûr, qui doivent s’adapter à un nouveau système très inhabituel. Mais aussi de la part de la direction qui doit gérer la mise en place de ce changement, avec les retombées productives et psychologiques lors de la période d’apprentissage. Contre toute attente, la transition a été rapide, facile et surtout très appréciée des préparateurs ; le gain de confort de travail étant moteur dans ce changement. « Nous appréhendions d’être guidés par une machine, mais aujourd’hui nous ne voulons surtout pas retourner au papier-crayon ! » nous confie Lionel, préparateur de commande du site de Silly. Le gain a en effet été immédiat pour les utilisateurs du système voice. Leur confort de travail s’est vu nettement amélioré puisqu’ils n’ont plus besoin d’ôter leurs gants dans des entrepôts dont la température se situe entre -18°C et -28°C.

Les préparateurs ont été formés deux par deux, avec pour chaque groupe deux jours d’adaptation au système. La facilité avec laquelle les préparateurs ont pris en main le matériel et se sont habitués au système, a effacé toutes les craintes, y compris celles des dirigeants. Le site test de Silly étant concluant, le modèle se verra déployé au cours des années 2008 et 2009 sur l’ensemble des sites du groupe avec la même simplicité.

La satisfaction des dirigeants se nourrit non seulement du gain en bien-être des salariés, mais également des gains de productivité réalisés. De l’ordre de 18% à l’aube de 2008, les dirigeants pensent atteindre rapidement les 20% grâce à la modulation de la vitesse de parole dans les instructions données et à la perfection des préparateurs au système. Le gain « écologique » est également considérable puisque 1000 feuilles par jour et par site sont économisées ! Enfin la satisfaction des clients se mesure à l’amélioration de la qualité de service, grâce à la minimisation du taux d’erreur, et à l’amélioration de leur rentabilité.