Lever de rideau sur la diminution des erreurs chez Mobois

La mise en place d’une solution de guidage vocal pour la préparation de commande des tringles à rideaux a réduit fortement les erreurs tout en générant des gains de productivité supplémentaires.

SITUATION

Créée et gérée par la famille Morel depuis quatre générations, la société Mobois réalisait, dès le début du siècle dernier, ses produits par tournage du bois.

Aujourd’hui, la quasi-totalité de l’activité MOBOIS est axée sur la tringle à rideaux sous toutes ses formes. Le groupe familial, qui a su rester totalement indépendant, emploie à ce jour 180 personnes.

Son activité est répartie sur deux sites :
- à Vouglans dans le jura, plus de 8.000 m² abritent le siège social et sont consacrés à la transformation du bois (de la scierie à la finition), à la production des tringles en fer forgé et à la peinture des accessoires.
- à Oyonnax, sur 12.000 m², sont situées l’unité de conditionnement et l’unité de stockage et de logistique ainsi que les services administratif et commercial.

La clientèle de MOBOIS est composée d’environ 3.000 magasins de bricolage affiliés aux grandes enseignes spécialisées et de magasins indépendants en France mais également dans toute l’Europe.

PROBLEMATIQUE

Mobois gère environ 1.300 références-produit pour les tringles à rideaux et 6.000 références pour les accessoires (anneaux, supports, embouts…) et traite en
moyenne 40.000 lignes de commande par semaine avec un délai de livraison moyen de quatre jours. La société s’appuie sur un effectif composé d’une vingtaine de préparateurs/préparatrices de commande dont les 2/3 sont affectés à la préparation de commandes des accessoires.

Une préparation de commande se divise en deux phases en fonction de la dimension des articles préparés. Il y a d’une part les tringles stockées à la verticale dans un secteur spécifique, et de l’autre, les accessoires de petite taille placés dans des cartons sur des racks. La préparation de commande des accessoires en picking s’effectue à l’aide de PDA MC3090 Motorola connectés en Wifi et montés sur des chariots.

Les préparations de commandes pour les tringles étaient auparavant effectuées avec un bordereau papier sur lequel étaient notés les articles à prendre et le parcours à suivre. Les préparateurs se chargeaientégalement d’apposer les étiquettes code-barres sur les tringles. Le système précédent pouvait engendrer des erreurs au niveau de l’étiquetage et de la préparation de commande de tringles.

Egalement, les préparateurs de commande n’étaient pas toujours enclin à suivre le parcours de préparation noté sur leur bordereaux de commande avec pour conséquence une perte de temps. Face aux coûts de traitement des erreurs de commande, Mobois a décidé de moderniser la solution en place.

La mise en oeuvre d’un système de traçabilité composé d’équipement standard type terminaux code-barres s’avérait difficile compte tenu des dimensions des tringles.

C’est pourquoi, Mobois a souhaité s’orienter vers une solution main libre avec des terminaux couplés à une solution de guidage vocal VoiXtreme fournie par Softogo,
filiale de Nomadvance.

SOLUTION

La solution de guidage vocal a été mise en place en Octobre 2008 après quatre mois de mise en oeuvre pour être complètement opérationnelle dès Février 2009.

Contrairement à une solution vocale traditionnelle où l’opérateur reçoit les instructions et les valide via son micro, l’opérateur n’utilise pas son micro dans un système de guidage vocal ; il reçoit les ordres via son casque et valide ses actions au moyen d’une lecture code-barres.

L’intérêt des outils vocaux VoiXtreme est qu’ils ne requièrent pas une refonte complète des processus et qu’ils s’intègrent facilement sur le système informatique en place. Les instructions sont envoyées via le casque mais sont également visibles sur l’écran du terminal. Ceci peut être réalisé sur un émulateur Telnet, un Browser, ou même directement à partir de Remote Desktop, à l’aide de SerialSpeaker.

La migration vers le système vocal a été l’opportunité d’optimiser le process de préparation de commandes. Mobois a investit dans une machine dédiée à l’étiquetage
des tringles pour réapprovisionner la zone de picking au fur et à mesure des besoins, les préparateurs de commande s’occupant exclusivement de la préparation de commande.

Suite à la phase d’analyse initiale, Mobois a sélectionné les terminaux HX2 de LXE. Jérome DURAFFOURG, Responsable informatique, note « notre choix s’est porté sur les terminaux HX2 de LXE pour des raisons ergonomiques (port à la taille) mais également en raison de sonécran tactile qui permet au préparateur de nous signaler une rupture de stock en appuyant sur une touche dédiéeà l’écran ou bien de valider les signalements des erreurs reçus via le casque ».

Le terminal HX2 de LXE est porté autour de la taille des préparateurs de sorte à ce qu’ils aient les deux mains libres lorsqu’ils effectuent leurs opérations de manipulation des
barres et la bague laser est portée à l’index (ou au doigt ).

Chaque préparateur prend son chariot et le code barre d’identification de commande. Il scanne le code-barre et débute sa préparation. Le système vocal envoie les ordres au préparateur qui valide l’ordre via une lecture du code-barre apposé sur chaque barre. En cas de rupture de stock, le préparateur appuie sur la touche « rupture » sur l’écran du terminal. En cas d’erreurs, le système demande à l’opérateur de valider la réception du message d’erreur en appuyant sur la touche dédiée de l’écran du terminal.

En fin de préparation, une deuxième phase de lecture est effectuée lors de la phase de conditionnement avec un contrôle de la commande référence par référence et la création d’une liste de colisage afin de s’assurer de la bonne conformité de la commande. Une liste des ruptures et des manquants est éditée pour une résolution rapide des incidents.

Côté backoffice, il est désormais possible de suivre sur un écran, en temps réel, le travail des opérateurs, de connaitre le nombre d’articles préparés et la durée de préparation pour chaque commande. Il est aussi possible d’identifier les opérateurs ne respectant pas les procédures et d’apporter des mesures correctives rapidement.

L’acquisition d’imprimantes portables QL420 Zebra a également permis à la société Mobois d’accélérer la productivité des opérateurs lorsque pour certaines commandes, il est nécessaire d’apposer une étiquette supplémentaire sur les barres :
- Prix de vente
- Mentions légales spécifiques,…
- Traductions

L’imprimante fonctionnant en wifi est montée sur le chariot de préparation et permet de délivrer sur le lieu même de l’opération une étiquette à coller sur la tringle.

La solution de traçabilité mise en place par Nomadvance inclus :
- L’étude et la mise en place de la couverture radio de la plateforme logistique avec une infrastructure centralisée Motorola : 23 AP300 et WS5000 Motorola en double couverture par redondance.
- La sélection, fourniture et paramétrage des terminaux mobiles MC3090 Motorola et HX2 LXE.
- La mise en place d’une solution de guidage par la voix TTS (Text to Speech) de Softogo
connectée à une application sous CITRIX.

La solution de guidage par la voix VoiXtreme a l’avantage de pouvoir s’intégrer dans le système déjà en place sans requérir de nouveaux développements d’applications.

Ainsi, sa mise en oeuvre est rapide, économique et son fonctionnement simple et convivial pour l’opérateur.

RESULTATS

Globalement, la société Mobois est très satisfaite de ce nouveau système. Le taux d’erreur a fortement diminué pour se situer à 0.02%.

Par ailleurs, la solution vocale a engendré de nombreux autres bénéfices.
- Les préparateurs de commande sont guidés dans leur travail ce qui leur permet d’être plus efficaces et moins stressés par rapport aux erreurs de préparation.
- Le parcours de préparation de commandes étant optimisé, les préparateurs effectuent plus rapidement les préparations.
- Le personnel intérimaire embauché lors des hausses d’activité est très rapidement opérationnel.
- La direction de Mobois a désormais une plus grande visibilité sur ses opérations de préparation de commande et sur la productivité des préparateurs de commande grâce à l’historisation du déroulement des préparations.
- La diminution des coûts administratifs et logistiques de traitement des erreurs.
- L’augmentation de la satisfaction des clients.

Jérome DURAFFOURG, Responsable informatique témoigne « Si notre objectif principal lors de la mise en place de ce système était l’amélioration de la qualité de la préparation en se rapprochant du « zéro » erreur, nous avons également noté après six mois d’utilisation des gains de productivité qui nous ont permis de réduire d’environ 1.5 personnes l’effectif de préparation de commandes qui ont été affectées à d’autres tâches logistiques »

Et d’ajouter « suite à ces résultats très satisfaisants, nous réfléchissons à la possibilité d’étendre à terme la préparation en vocal au secteur des accessoires. »